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PROCEDIMIENTO
Organización de las Actividades de Control para los Establecimientos Educativos
Versión 2
Código GEM-IVC-PR-004
Proceso Gestión de la Inspección y Vigilancia de los Establecimientos Educativos Estado Vigente
1. OBJETIVO
Formular y hacer seguimiento al Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia- POAIV para la realización de las actividades de control a los establecimientos educativos oficiales y no oficiales, de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano del municipio de Manizales y de educación informal, además de actualizar el reglamento territorial de ser necesario 
2. ALCANCE
El subproceso inicia con las orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia que emite el Ministerio de Educación Nacional, dando aplicación a la normatividad vigente y a lo establecido en el reglamento territorial del ente territorial certificado. Se elabora el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia- POAIV, y termina con el seguimiento 
3. RESPONSABLE
Profesional Especializado
4. CONDICIONES GENERALES
- Se deben tener en cuenta las orientaciones del Ministerio de Educación Nacional y el reglamento territorial, para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia.

- Las visitas del proceso de control pueden originarse por distintos criterios como:
. Los especificados por el MEN
. La normal realización de las visitas periódicas de la SEM a los establecimientos educativos (visitas de oficio)
. Por quejas de la comunidad que ingresen a la SEM
. Por priorización de acuerdo a lo definido por cada área/unidad de la SEM.
. Las solicitadas por la Alta dirección o entes competentes

- A los establecimientos educativos que se les haya otorgado licencia o reconocimiento de carácter oficial por primera vez, durante su primer año de funcionamiento se les practicará visita para verificar si la organización se ajusta a lo planteado en el respectivo proyecto de creación. Los resultados y recomendaciones se harán constar en un acta para los efectos correspondientes.

- El Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia- POAIV se formula anualmente y se le hace seguimiento de manera semestral. Para el proceso de formulación se conforma un equipo interdisciplinario donde participan las áreas/ unidades de la Secretaría de Educación
 
5. DEFINICIONES
5.1. Inspección educativa: Comprende la facultad delegada a las Entidad Territorial Certificada (ETC) para solicitar, confirmar y analizar en la forma, detalle, contenido y en los términos que las normas determinen, la información que se requiera sobre la situación jurídica, contable, económica, administrativa o de la calidad del servicio prestado por cualquier establecimiento educativo de naturaleza Oficial o No Oficial. La “función de inspección” permite acceder a la información relacionada con el servicio público de educación que, de otra forma, permanecería reservada. Fuente: Cartilla “Orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia 2021”  
5.2. Vigilancia educativa: Comprende la facultad delegada a las ETC para identificar el estado de las actividades que cumple una persona que presta o controla el servicio público de educación, hacer seguimiento y evaluación, y velar por el cumplimiento de las normas fijadas para la prestación del servicio. La información derivada de cada prestador permite compararlo con uno o varios patrones generales y determinar si está en mejores, iguales o peores condiciones que el resto de los miembros del universo observado. Fuente: Cartilla “Orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia 2021”  
5.3. Control educativo: Comprende la facultad delegada a las ETC para implementar los mecanismos correctivos tendientes a subsanar una situación crítica de orden jurídico, económico, contable, administrativo o de calidad del servicio prestado por cualquier establecimiento educativo de naturaleza Oficial o No Oficial. Se aclara que las medidas correctivas no siempre tienen carácter sancionatorio. Fuente: Cartilla “Orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia 2021”  
5.4. POAIV: Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia. Herramienta de planeación que contiene los principios, estrategias, criterios, financiación y cronogramas generales que orientarán la asesoría, supervisión, seguimiento, evaluación y control, sobre los requerimientos de pedagogía, administración, infraestructura, financiación y dirección para la prestación del servicio educativo que garanticen su calidad, eficiencia y oportunidad y permitan a sus usuarios, el ejercicio pleno de su derecho a la educación. Fuente: Cartilla “Orientaciones para la formulación y seguimiento del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia 2021”.  
6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- Constitución Política de Colombia
- Ley 115 de 1994
- Decreto 907 de 1996
- Ley 715 de 2001
- Directiva Ministerial No. 14 del 29 de julio de 2005
- Ley 1269 de 2008
- Decreto 4904 de 2009.Capítulo VI
- Ley 1620 de 2013
- Decreto 1965 de 2013
- Decreto 1075 de 2015
- Decreto 1421 de 2017
- Ley 1098 de 2006
- Ley 1804 de 2016
- Decreto 051 de 2018
7. DESARROLLO
QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE REGISTRO CÓMO LO HACE
Revisar la normatividad y analizar la incidencia del Plan de desarrollo municipal en la gestión de la inspección y vigilancia  - Área de Inspección y Vigilancia 
 
Se revisa la normatividad, lineamientos y directrices vigentes de orden nacional referentes al proceso "Gestión de la inspección y vigilancia de los establecimientos educativos". Deben revisar cómo se articularán las actividades de inspección y vigilancia con las políticas, objetivos, metas, estrategias, programas y proyectos del plan de desarrollo municipal a fin de definirlas en el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia- POAIV 
Actualizar el reglamento territorial  - Área de Inspección y Vigilancia 
Reglamento territorial 
En caso de ser necesario, se realizan los ajustes pertinentes sobre el actual. 
Proyectar acto administrativo modificatorio  - Profesionales Universitarios Area Inspección y Vigilancia
- Área jurídica Educación 

Acto administrativo (Reglamento territorial) 
En caso de ser necesario un ajuste al reglamento territorial, se procede con la proyección del acto administrativo modificatorio del reglamento territorial el cual es enviado al área jurídica al subproceso "Revisar actos administrativos". Una vez el acto administrativo es aprobado y firmado por las partes, se archiva en el área jurídica y se remite una copia al Área de inspección y vigilancia para su publicación. 
Comunicar a las partes interesadas  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Publicación en la página web. 
El reglamento territorial se comunica a las partes interesadas de acuerdo a lo definido en el mismo, y se publica en la página web de la Alcaldía. 
Formular Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia  - Área de Inspección y Vigilancia 
Formulación POAIV  
Se formula el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia alineado al reglamento territorial y al plan de desarrollo municipal. Para la elaboración, se deben tener en cuenta las quejas y reclamos de la comunidad, y los resultados de la realización de recorridos para controlar el riesgo de la existencia en el municipio de Manizales, de establecimientos educativos privados de educación formal, educación para el trabajo y el desarrollo humano e informal, sin legalizar ante la Secretaría de Educación y/o autoridad competente. Adicionalmente el procedimiento Aprobación y otorgamiento de licencias o reconocimiento oficial a los EE, entrega información de los establecimientos educativos que fueron legalizados con el fin de que entren en el proceso de control. El procedimiento "Gestionar el plan de apoyo al mejoramiento PAM", entrega información sobre el desempeño de los EE. El procedimiento "Programación y coordinación del plan de asistencia técnica de las Unidades y áreas de la Secretaría hacia las Instituciones Educativas", entrega informe de EE a los que se les prestó asistencia técnica y se requiere control. El procedimiento "Definición del Plan de Acción de la Secretaria de Educación", entrega la información del plan de acción por área. El POAIV debe contener lo solicitado en los documentos orientadores del Ministerio de Educación Nacional para la respectiva vigencia. 
Verificar los componentes del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia  - Profesional Especializado 
 
Estudia y revisa el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia (POAIV) para que esté acorde con las disposiciones de Ley. 
Analizar y aprobar el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia  - Secretarios de Despacho
- Área de Inspección y Vigilancia 

Oficio remisorio al MEN

POAIV aprobado
 
El Secretario de Despacho de la Secretaría de Educación, analiza el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia para verificar su conformidad con el plan de Desarrollo y las estrategias que en éste se plantean. Si es aprobado, se genera un oficio por parte del Área de Inspección y Vigilancia para enviar el Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia al MEN, para su análisis y aprobación. Dicho oficio debe ser firmado por el Secretario de Despacho. 
Publicación y comunicación del Plan Operativo Anual de Inspección y Vigilancia  - Auxiliar Administrativo Área Inspección y Vigilancia 
Publicación en la página web de la Alcaldía, oficios, correos electrónicos 
El POAIV aprobado, se publica en la página web de la Alcaldía y se comunica a todos los líderes de Área y Unidades de la Secretaría de Educación 
Organizar la logística para la realización de visitas  - Área de Inspección y Vigilancia 
Oficios a los EE donde se indica fecha y hora de la visita

Correos electrónicos

Formatos impresos 
Se establece la logística para la realización de las visitas a los Establecimientos Educativos, disponiendo y gestionando todo lo necesario. Esto incluye: disponibilidad de transporte, papelería y material de oficina, equipos de cómputo, etc.
Se debe remitir oficio al establecimiento educativo informando de la visita en el cual se incluya: Fecha, tipo de visita, funcionarios encargados.
Se revisa la información de la institución a visitar (informes de los resultados de visitas previas, documentos legales, actos administrativos, normatividad y formato para elaborar el informe de la visita, entre otros). El encargado de la visita deberá evaluar esta información a fin de detectar los puntos que requerirán mayor atención durante la visita y sobre los cuales se deberá indagar con un mayor nivel de detalle.
Luego se planea la agenda a desarrollar en la visita.
Se continúa con la ejecución del procedimiento Seguimiento y control de los EE, donde se ejecuta el plan.
 
8. CONTENIDO
LISTA DE VERSIONES
VERSIÓN FECHA RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN
2
05/Dic/2023 
se actualizan usuarios en el desarrollo del procedimiento
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Dic/2023
 
Nombre: Juan David Londoño Giraldo
Cargo: Profesional Universitario
Fecha: 05/Dic/2023

 
Nombre: Elizabeth Pacheco Alzate
Cargo: Ninguno
Fecha: 05/Dic/2023